Наименование должности

Ведущий специалист отдела правовой, организационной и кадровой работы Службы по контролю и надзору в сфере здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Категория и группа должности

Категория «обеспечивающие специалисты», группа «старшие»

Область профессиональной служебной деятельности

Регулирование государственной гражданской службы.

Виды профессиональной служебной деятельности

Регулирование в сфере прохождения государственной гражданской службы и документационное сопровождение.

Подчиненность должности

Непосредственно подчиняется начальнику отдела правовой, организационной и кадровой работы

Количество подчиненных

-

Условия и режим работы

Продолжительность и режим работы:  

для мужчин - 40 часов в неделю,  

для женщин - 36 часов в неделю,

выходные дни - суббота и воскресенье,

ненормированный рабочий день.

Условия работы:

испытательный срок устанавливается в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ,

допуск к государственной тайне не предусмотрен.

Цель исполнения

должностных обязанностей

Повышение качества и оперативности принимаемых решений органа государственной власти за счет осуществления организационно-технических мероприятий, информационного, документационного, организационного и иного обеспечения.

Основные задачи и обязанности

по должности

Осуществляет:

работу по организации документационного (информационного, финансово-экономического, хозяйственного или иного) обеспечения деятельности на основе внедрения в практику его работы передовых систем (делопроизводства, информатизации, экономики и т.д.);

работу по регулированию и контролю приема, регистрации и отправки служебной корреспонденции, справочной работы по входящим документам руководства органа государственной власти;

работу по ведению архива Службы;

работу со служебными документами (печать, копирование, обработку, систематизацию, архивирование документов);

работу по подготовке документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в Архив Службы, Архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры;

информационное, протокольное и техническое обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых руководством Службы, а также консультативных, совещательных органов, комиссий, рабочих групп, не имеющих рабочих аппаратов, образуемых в Службе;

ведение в установленном порядке делопроизводства и хранение документов Отдела, осуществляет их передачу на архивное хранение;

прием, учет и регистрацию в электронном виде письменных обращений граждан, запросов, писем в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (СЭД);

систематизацию, учет и хранение приказов Службы;

отправление исходящей корреспонденции посредством почтовой, факсимильной связи, электронной почты, а также телефонограммой;

передачу документов на рассмотрение руководителю Службы, непосредственным исполнителям;

получение периодической печати;

контроль прохождения, исполнения и оформления документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, еженедельно информирует руководителя Службы, заместителя руководителя Службы и начальников отделов о документах находящихся на контроле в Службе;

своевременное и всестороннее рассмотрение обращений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, органов государственной власти, иных организаций, запросов информации о деятельности Службы, подготовку по ним проектов ответов в установленном законодательством Российской Федерации порядке, по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

совершенствование информационного и документационного обеспечения в Службе на основе единой технической политики и применение современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов;

в пределах компетенции Отдела подготовку:

отчетности;

проектов писем, запросов, приказов, справок, перечней, списков и других документов;

материалов и организацию коллегий, совещаний, комиссий, рабочих групп (протокол, повестка заседания);

информирование начальника Отдела, заместителя руководителя, руководителя Службы по вопросам исполнительской дисциплины;

справочную работу с входящими и исходящими документами;

разработку номенклатуры дел Службы;

информационное, протокольное и техническое обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых в Службе.

Обеспечивает:

повышение качества и оперативности принимаемых решений органа государственной власти за счет осуществления организационно-технических мероприятий, информационного, документационного, организационного и иного обеспечения;

стабильную работу в приемной руководителя Службы, в том числе:

организует телефонные переговоры руководителя Службы;

прием и передачу телефонограмм;

запись принятых сообщений и доведение до сведения руководителя, заместителя руководителя Службы их содержания;

организацию личного приема граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Службы (предварительная запись на личный прием, консультативно-правовая помощь гражданину, документационное обеспечение, контроль рассмотрения и исполнения поручений, данных в ходе личного приема)

внесение информации на официальный сайт Службы;

отбор, упорядочение, комплектование, использование, учет и сохранность принимаемых в Архив документов,

учет и хранение ответов обращений граждан и юридических лиц, поступающих в Службу, в том числе в виде контрольных документов, а также поступающих в структурные подразделения,

организацию исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и контроль за ходом их исполнения

Работа подразумевает:

Работу с документами;

Стабильную работу в приемной руководителя Службы, в том числе:

организацию телефонных переговоров руководителя Службы;

прием и передачу телефонограмм;

запись принятых сообщений и доведение до сведения руководителя, заместителя руководителя Службы их содержания;

организацию личного приема граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Службы (предварительная запись на личный прием, консультативно-правовая помощь гражданину, документационное обеспечение, контроль рассмотрения и исполнения поручений, данных в ходе личного приема);

внесение информации на официальный сайт Службы;

отбор, упорядочение, комплектование, использование, учет и сохранность принимаемых в Архив документов;

учет и хранение ответов обращений граждан и юридических лиц, поступающих в Службу, в том числе в виде контрольных документов, а также поступающих в структурные подразделения;

Организацию исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и контроль за ходом их исполнения.

Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности

Профессиональное образование по направлениям подготовки (специальностям) профессионального образования «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Документоведение и архивоведение» или иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данным направлениям подготовки (специальностям), указанным в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки

Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки

Без предъявления требований к стажу.

Показатели эффективности и результативности деятельности

Своевременность и оперативность выполнения поручений;

качество выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических ошибок);

профессиональная компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

выполняемый объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую работоспособность, соблюдение служебной дисциплины;

соблюдение требований служебного распорядка органа государственной власти, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа;

творческий подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознание ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений;

своевременность сбора и подготовки свода номенклатуры дел Службы;

качество предоставленных материалов в проверяющие органы.

Знания государственного языка РФ

Знание русского языка.

Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

понятия коррупции, принципов противодействия коррупции.

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

Наличие знаний:

форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления;

возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота;

общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

систем межведомственного взаимодействия;

информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных.

Наличие умений:

владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением;

работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами;

умение использовать правовые информационные системы «КонсультантПлюс», «Гарант».

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний порядка рассмотрения обращений граждан, основ работы с документами.

Общие и управленческие умения

Общие умения:

умение мыслить системно (стратегически);

умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

коммуникативные умения;

умение управлять изменениями.

Управленческие умения:

эффективно планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение;

умение оперативно принимать и реализовывать управленческие решения.

Требования к профессиональным знаниям и умения

Знания в сфере законодательства Российской Федерации:

Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30 декабря 2012 года № 176 «Об инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Иные профессиональные знания:

основные принципы делопроизводства;

особенности хранения, учета и использования архивных документов;

наличие профессиональных навыков эффективного планирования работы;

адаптация к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач;

систематизация и структурирование информации, работа с различными источниками информации;

эффективное сотрудничество и использование опыта и мнения коллег;

систематическое повышение своей квалификации;

владение компьютерной техникой с использованием необходимого программного обеспечения и пользования современной оргтехникой, подготовки делового письма, систематизации информации и работы со служебными документами;

работа с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;

управление электронной почтой, работа в текстовом редакторе, с электронными таблицами.

Профессиональные умения:

умение работать:

в автоматизированной программе «СЭД-Дело»;

информационном ресурсе ССТУ.РФ;

на едином официальном сайте государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

сайте Службы;

других информационных системах органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Требования к функциональным знаниям и умениям

Функциональные знания:

централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства;

система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота.

Функциональные умения:

прием, учет, обработка, отправка корреспонденции, в том числе документов ограниченного пользования не составляющих государственную тайну;

комплектование, хранение, учет и использование архивных документов;

составление номенклатуры дел;

регистрация и хранение нормативных правовых документов.

Требования к профессиональным качествам

служение обществу, защита законных интересов граждан, социальная ответственность, укрепление авторитета государственных гражданских служащих;

ориентация на достижение результата;

межличностное понимание, стиль общения, соответствующий ситуации;

сбор и анализ информации;

подготовка документов в соответствии с требованиями;

саморазвитие;

межличностное, межведомственное взаимодействие, убедительность коммуникаций;

работа в команде;

творческий подход, инновационность

Требования к личностным качествам

аналитическое мышление, беспристрастность, внимательность к деталям, гражданственность (общественное служение), добросовестность, законопослушность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, обучаемость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, порядочность, пунктуальность, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция